TPE, indépendants : finissez-en avec les erreurs de gestion

La gestion peut facilement virer au cauchemar pour les dirigeants de TPE et pour les indépendants. L’erreur est facile, dans un univers administratif souvent complexe, consommateur en temps, énergivore. Alors voici nos conseils pour en finir avec les erreurs de gestion.

Une étude récente OpinionWay (février 2019) a montré que les dirigeants de TPE passaient en moyenne 2 jours par mois à s’occuper de gestion administrative. En cumul sur une année, cela représente un mois. Un mois passé sur des tâches rébarbatives, parfois complexes, et surtout, sans valeur ajoutée !

#1 Déléguez les tâches administratives au maximum

Les dirigeants de petites entreprises et les indépendants n’ont pas vraiment le choix. Ils cumulent de multiples casquettes. Ils sont leur propre juriste, commercial, assistante… S’y ajoutent les tâches de gestion proprement dites : tenir sa comptabilité, établir des devis, émettre des factures, relancer les mauvais payeurs, mettre en recouvrement les impayés, suivre la trésorerie au jour le jour et la trésorerie prévisionnelle, faire les rapprochements bancaires, suivre son portefeuille clients et ses ventes, analyser son chiffre d’affaires et ses marges… Les journées n’ont hélas que 24 heures et la fatigue liée à cet agenda surchargé peut facilement entraîner des erreurs de gestion.

Pourtant, il existe des solutions.

Notre conseil numéro 1 pour éviter les erreurs de gestion : déléguez ce qui peut l’être, soit à vos employés si vous avez une équipe, soit à des plateformes de services. Des professionnels s’occupent ainsi de tâches sur lesquelles vous n’êtes pas nécessairement compétent ou n’avez pas envie de l’être.

#2 Automatisez tout ce qui peut l’être pour économiser du temps

A l’heure du web et de l’intelligence artificielle, il est dommage de s’acharner sur Excel. Aujourd’hui, les plateformes de gestion automatisent la comptabilité. Les bénéfices de cette automatisation des tâches et processus comptables sont nombreux :

• Cela vous permet d’être en conformité avec la loi, qui exige une traçabilité de vos opérations.
• Vous diminuez notablement les risques d’erreurs puisque vous n’avez plus de saisie. Vous gagnez du temps en vous débarrassant de la saisie, des vérifications, et, de manière générale, de tâches à faible valeur ajoutée. Vous optimisez vos coûts.
• La plupart des plateformes de gestion et de comptabilité évoluent dans un écosystème et sont interconnectées avec votre expert-comptable et avec votre banque. La relation avec ces deux interlocuteurs majeurs devient fluide.
• Vous disposez d’outils de pilotage de votre business et d’une véritable aide à la décision. Les plateformes vous proposent en effet des statistiques et indicateurs de chiffre d’affaires, de marge, de ventes.

Notre conseil numéro 2 pour éviter les erreurs de gestion : automatisez votre comptabilité pour vous concentrer sur l’essentiel : le pilotage de votre activité.

#3 Soyez focus et concentrez-vous sur l’essentiel !

Il est tellement facile de se distraire ou d’avoir l’attention troublée par ce qui nous semble important tout à coup. La société de consommation, la publicité en ligne, un mail, un collaborateur qui frappe à la porte, un coup de téléphone inattendu… les raisons sont trop nombreuses, vous serez dérangé à coup sûr dans votre activité. Mais plutôt que de jongler avec les tâches (et finalement ne pas faire l’essentiel) : priorisez ce qui est important et mettez-vous au calme.

Plus facile à dire qu’à faire, car un appel raté c’est potentiellement :

• Du business raté,
• Une relation client dégradée,
• Un recrutement qui n’avance pas...

Là aussi les raisons sont nombreuses. Alors si vous pensiez à externaliser l’accueil téléphonique lors de ces moments importants ? Cela nécessite une solution flexible qu’on peut activer et désactiver à la volée, et idéalement où l’on ne paie rien d’autre que les appels reçus. C’est le cas de Switchy.pro, service d’accueil téléphonique sans abonnement ni engagement, qui vous permettra d’obtenir votre secrétaire en seulement 2 minutes.

Notre conseil numéro 3 pour éviter les erreurs de gestion : concentrez-vous sur l’essentiel de votre activité en externalisant la réception de vos appels lorsque c’est nécessaire.

Oyé ! C’est l’heure des cadeaux ! (parce qu’on vous aime beaucoup et que vous avez tout lu) :

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